会议服务中心会议接待服务流程

浏览： 发布时间：2017-11-10

　　会前准备
 

　　(一)预订会议

　　1、根据会议预约情况由机关服务中心及时落实会场，将会议时间、会场、人数等及时填写会议安排预约单。会议预约单一份交物业，安排与会人员车辆出入通行事宜。会议结束后及时通知物业打扫会场卫生。

　　2、及时与主办会议单位联系衔接，并以传真、书面等形式将会议要求落实事项，与会人员名单及会标名称，予以确认，以便会场的准备和布置。

　　3、会议预约单复印后，一份交给服务员，一份交给音控，提前安排会前相关工作;一份留底存档。有会标的会议，应告知会标制作人员按时制作会标;会标送达时应及时检查文字是否准确，字体是否合适，长度、宽幅是否符合会场要求等。
 

　　(二)会场准备

　　根据会议预约情况，机关服务中心带领服务员做好会议前的准备工作。

　　1、摆放席位牌。根据会议主办单位安排的座位表摆放顺序摆放好席位牌，若无具体座位表的，应协助会议主办单位摆放，做到摆放准确整齐，无差错。

　　2、摆放茶具。茶具根据会议人数提前摆放，茶叶在会前半小时才可以摆放。

　　3、小毛巾准备。主席台和小型会议预备小毛巾篮、小毛巾。

　　4、清理桌椅。会场桌椅提前摆放整齐，并用湿毛巾擦拭干净。

　　5、会标准备。有会标的会议，会前提前挂在指定位置，并认真检查核对会标的内容是否正确。

　　6、空调准备。根据气温并结合节能要求，视情提前开启空调，在会议开始前达到预定温度。

　　7、变更调整。准备期间，会议预约单的内容如有变动的，由机关服务中心与会议主办单位协调并及时调整会场布置。

　　8、核定确认。会场准备完毕后，机关服务中心通知会议主办单位会场负责人查看会场准备情况，负责核对会场准备的席位牌(单位牌或姓名牌)等并对会场布置的总体情况予以确认。
 

　　会中服务
 

　　(一)服务人员。每场会议会场服务一般由1—2名服务员负责。大型会议或重要会议根据具体需要另行安排。会议开始后，首先检查会议室的大门是否关闭，及时将大门关闭。

　　(二)小毛巾摆放：会前20分钟摆放小毛巾，冬热夏凉。如会议时间较长，中途(约2小时)更换一次小毛巾。

　　(三)盈水服务。

　　1、盈水顺序：会议开始前15分钟开始倒水，倒水顺序从会议桌的末端开始，最后是主席台。中途加水，主席台应从中间主要领导开始依次斟倒。

　　2、动作要求：右手拿水壶，左手无名指和小指夹住杯盖蒂头，大拇指、食指和中指握住杯子的柄，倒水时水壶口和杯口离开约10公分，水倒八分满。第一次倒完茶后，盖子盖上应与杯柄接触处留一小缝隙，以示未饮用。

　　3、及时冲水：场内开水在第一次倒水空置后，应及时冲水。冲水由一名服务员完成，另一名服务员不得离开会场，以备场内会议服务需要。

　　4、续水要求：会议进行中续水原则上20分钟一次，但应根据具体情况及时续水。续水时要轻拿轻放杯子，不可发出较响声音影响会场。如会议进行时间较长，应视情给与会人员更换茶杯，以保持茶水浓度。到主席台续水时不得有明显的脚步声。

　　(四)站位服务。会场实行站位服务，两名服务员轮流在场内指定位置站立，20分钟轮换一次。有保密要求或谈话类会议、会谈等除外。

　　(五)会议中，如有参会人员询问相关事宜，应尽量予以帮助解决。

　　(六)会场服务时不做任何与会议服务无关的事，并将手机事先调成振动，不准手机上网聊天，不接听与工作无关的电话，如有特殊情况需接听电话，必须到会场外接听。
 

　　会后处置
 

　　(一)会议结束后，服务人员要将会议预约单填写完整，并交由会议主办单位负责人签名。

　　(二)会议结束，服务人员应及时告知机关服务中心，通知其他工作人员，集体整理会场。整理会场时要先检查会议桌椅，发现有与会人员遗留物，应将物品保管好，并马上告知机关服务中心或会议主办单位。

　　(三)会场用品整理清洗：

　　1、会议用品(小毛巾、毛巾篮、茶杯、话筒、座位牌等)及时整理归位。

　　2、茶具、小毛巾必须在当天整理清洗消毒处理，不可过夜。

　　3、茶杯包括杯盖，必须要用专用布擦洗，茶具清洗后不能用手接触杯口，要及时放入消毒柜进行消毒。

　　(四)会场清理结束，会场服务员要及时关闭灯、空调，确认无遗漏事项后，关闭电源，关好门窗。